Para qué sirve el presupuesto anual
Si se puede vivir sin él... ¿merece la pena hacer presupuestos anuales en un estudio o una agencia?
El presupuesto anual es el cálculo anticipado del ingreso y el gasto previsto para el año. Son dos cuentas relacionadas pero separadas:
El presupuesto de ingresos es lo que se espera facturar y calcularlo puede ser embarazoso porque, al ser en gran parte especulativo, enseguida te parece que estás haciendo castillos en el aire.
El presupuesto de gastos es la estimación de lo que se necesita gastar para obtener esos ingresos. A primera vista parece más práctico y concreto pero, resulta tan farragoso de calcular, que enseguida te cuestionas si te merece la pena. Tanto trabajo a cambio de qué.
Que un creativo cuestione la utilidad del presupuesto anual es tan razonable como que un economista cuestione la utilidad del diseño.
Al trabajar con un presupuesto anual una empresa puede ir a más porque está mirando hacia adelante, puede anticiparse a problemas futuros y prepararse para superarlos. Pasa de la simple supervivencia a explorar el camino antes de andarlo.
Tener un presupuesto anual tiene 5 importantes ventajas:
1.- Presupuestar es fijar objetivos
La clave para sacar partido al presupuesto anual en un estudio o una agencia es comenzar a mirarlo como objetivos buscados en vez de como limitaciones impuestas.
Tener objetivos ayuda a avanzar, son los primeros pasos de cualquier proyecto que emprendemos y también los últimos cuando lo terminamos con éxito.
Estableciendo metas de ingreso y de gasto se fija una referencia sólida en la que concentrarse y en la que poner nuestro esfuerzo, tanto para conseguir más facturación como para impedir el gasto innecesario. Es una herramienta para evitar distracciones y enfocar la actividad hacia actuaciones que respondan a prioridades.
Tener un presupuesto fortalece la atención en lo importante, establece límites mentales y ayuda a la motivación. Con la vista puesta en un determinado objetivo, la mente se mantiene lejos de distracciones y permanece enfocada.
2.- Una estrategia no funciona si no le asignas recursos
Un diseñador es un estratega. Observa, analiza, explora, aprende y actúa. Igual que lo hace para sus clientes, puede y debe hacerlo con su empresa.
Es realmente difícil llevar a una organización al siguiente nivel sin un plan. Y un plan difícilmente puede ejecutarse sin recursos. En el presupuesto anual estás manifestando cuáles son tus prioridades y de qué forma esperas alcanzarlas.
El cálculo de ingresos y la planificación de gastos permite visualizar claramente el dinero destinado a soportar el gasto corriente y el disponible para acciones que apoyen tu estrategia.
Proyectar los ingresos y gastos es la forma de concretar tu plan a corto y largo plazo y también una guía constante que te ayuda a atenerte a él.
3.- Controlar cuándo y cuánto gastar
Un presupuesto anual hace que las decisiones de compra no sean apresuradas ni improvisadas sino al contrario, que sean eficientes.
Primero porque estarán dentro de unos márgenes de gasto que sabes que te puedes permitir. Y segundo porque estarán encaminadas al logro de unos objetivos, no dependen de una coyuntura puntual, de una decisión impulsiva o de un momento de euforia o pánico.
Cuando la empresa está saneada, los presupuestos ayudan a establecer límites, a evitar el gasto no presupuestado y a restringir todo aquello que no forme parte del plan.
Es el proceso presupuestario el que determina cómo y cuándo se gastan los recursos, lo que evita discusiones y limita decisiones impulsivas o carentes de criterio. Se asignan uno fondos y no se tolera el gasto no asignado.
Cuando la empresa está corta de recursos, el presupuesto anual es una referencia estratégica para anticiparse a la falta de liquidez y para decidir momentos y niveles de compra. Y cuando la empresa está saneada, simplemente evita el despilfarro.
Cuando un cliente nos dice "no tengo tanto presupuesto para este trabajo" y nos pide que bajemos el precio, nos está indicando que ese gasto ha sido presupuestado de antemano. Puede que equivocadamente, puede que muy a la baja, pero se está basando en ello para negociar con nosotros.
De igual forma, nuestro presupuesto anual puede ayudarnos a buscar, negociar y seleccionar a nuestros proveedores.
4.- Conocer el valor del trabajo
Además de establecer prioridades, distinguir lo que es fundamental de lo que no y determinar cuál es el momento adecuado para cada compra, conocer el presupuesto anual del estudio o la agencia es una referencia estratégica de negocio ya que ayuda a fijar precios, decidir descuentos o aplicar recargos.
El presupuesto anual de gastos es la cantidad total que necesitamos para mantener nuestro negocio en funcionamiento: sueldos, alquileres, equipos, consumibles… Al dividir ese importe por el total de horas trabajadas al año para nuestros clientes, obtenemos nuestro coste-hora, el ingreso mínimo que deberíamos recibir por cada hora trabajada para no perder dinero.
Conocer este número permite fijar precios, preparar presupuestos y negociar con clientes con mucha más seguridad. Cuando un cliente nos diga "no tengo tanto presupuesto para este trabajo" y nos pida que bajemos el precio, sabemos exactamente hasta donde podemos llegar y por qué.
5.- Regular el margen de beneficio
Los márgenes de beneficio proporcionan recursos para reinvertir en el negocio, así es como crecen las empresas. Presupuestar un margen de beneficio ayuda a asegurar el éxito futuro de la organización y determina su capacidad para consolidarse, crecer y expandirse.
OrquestaApp incluye un sistema que construye en segundo plano el presupuesto anual, ahorrando tiempo de trabajo y permitiendo que directamente te centres en lo importante: el análisis, la fijación de objetivos y la estrategia.
