8 pasos para gestionar mejor el tiempo en el trabajo

Has pasado un fin de semana maravilloso. Relax, desconexión, paz… pero ahora estás sentad@ frente a tu mesa, inspirando el olor a café que sale de tu taza, enciendes el ordenador y tras casi equivocarte al meter la clave te preguntas… ¿habré desconectado demasiado? tengo amnesia total.

Sé que tengo un montón de cosas que hacer, otro montón que supervisar y presiento nuevos “brownies” y super-urgencias que estarán al caer… Entonces me pregunto: ¿cómo puedo afrontar este marketing-mess sin acabar el día con la incomoda sensación de que, haga lo que haga, no será suficiente?

 

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Después de cientos de lunes reviviendo esta experiencia, me he obligado a escribir esta pequeña guía que sigo todos los días y que, ojalá a ti también te sea útil.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
  1. Mail = ACTIVAR LA BOMA.
    No abro el correo a primera hora. Si algo es realmente importante seguro que me lo dirán por teléfono. El mundo puede esperar 30 minutos. Incluso (llamadme loca) una hora. En la medida de lo posible, se tú quien fije las prioridades, que tu bandeja de entrada no decida por ti.

  2. Hacer algo incómodo.
    Selecciono lo peor de mi lista de tareas pendientes y, literalmente, acabo con ello, lo que se llama “comerse la rana”. Quitarse de encima lo peor del día nada más comenzar te da energía y coraje, es empezar pisando fuerte, triunfando. Todo lo demás será pan comido.

  3. Planificar y proteger tus horas top.
    Antes de abrir el correo (venga valiente aguanta…) localizo mis 2 horas de máximo rendimiento y pienso qué o quién se las merece.

    La rana era un mero trámite. Para lo que me hace brillar, programo ahora un tiempo sagrado que protegeré con mi vida. El producto de esas horas es lo que te hace progresar, lo que marca la diferencia y lo que revoluciona tu ánimo al final del día. Es importante cuidarlo.

  4. Ahora sí, abrir el mail.
    Hacer una lectura diagonal para procesar y organizar, sin pretender resolver nada que requiera más de 180 segundos. El objetivo es dejar vacía la bandeja de entrada, así que con cada mail solo puedo:

    1. Programarme o delegar una tarea y archivarlo.

    2. Contestar, si requiere menos de 3 minutos. Si no, lo programo como tarea.

    3. Borrarlo.
      La bandeja de entrada vacía debería ser nombrada novena maravilla del mundo. El email no es un gestor de tareas, Orquesta si lo es, y muy cómodo.

  5. Si delegas, delega bien.
    Si tienes que delegar alguna tarea, no olvides asegurarte de 3 cosas:

    1. Esa persona tiene todo lo necesario para trabajar

    2. Es consciente de la prioridad o plazo de esa tarea

    3. Tú estás informado de cómo progresa.
      Lo que a ti te parece obvio, puede no serlo para otra persona y hacer que se pierda tiempo, energía y la paciencia. La verdad es que con las órdenes de trabajo, los partes y el “chat” de OrquestaApp, para mi es fácil supervisar lo que el equipo está haciendo.

  6. Definir el estatus de cada trabajo.
    ¿En cuantos proyectos trabajas ahora mismo? ¿Alguno lleva siglos pendiente de un ok? ¿o no debería estar ya en facturación? ¿y que pasó con aquel presupuesto que nos pidieron? Es posible retener todo en la cabeza… pero no es ni sano ni profesional. Asignar un estatus a cada proyecto hace muy fácil revisar y que el trabajo no se retrase. Con Orquesta, en esto también juego con ventaja.

  7. Registrar todo lo que hago.
    Los ejecutivos y supervisores no somos los autores de diseños espectaculares, pero sí trabajamos duro para que salgan adelante. Hacer partes de trabajo me permite ser consciente, y si es necesario demostrar, en qué ha consistido mi intervención en cada proyecto.

    Si defino una estrategia, argumento una propuesta o simplemente mando un mail o hablo con el cliente y trasmito sus indicaciones a los creativos, es decir TODO, lo copio y lo pego en un parte de trabajo. Además de saber a donde va mi tiempo cada día, este hábito me ha sacado de más de un apuro. Con los clientes, los creativos y con mis jefes

  8. Revisar el día y planificarme el siguiente asalto.
    Sinceramente, me gusta irme de la oficina sin preocupaciones y que no sea un desastre venir con amnesia total al día siguiente. Odio estar pensando… ay, mañana que no se me olvide esto o lo otro.

    Por eso, a última hora repaso el día y apunto todo lo pendiente para el siguiente. Además del gustazo que me da ver lo que he logrado, mis haberes, sé que el olvidar mis deberes hasta mañana, no los hará más terribles. Salgo con la sensación de ser completamente libre.