Presupuesto
Cabecera Presentación Presupuesto
En esta pantalla puedes editar y revisar el presupuesto antes de enviarle la versión final al cliente (fax). Para acceder aquí puedes hacerlo:
Haciendo clic en el icono comillas desde la pantalla de Lista de Proyectos.
Desde la propia OT en el menú superior izquierdo.
El presupuesto de una OT no se creará hasta que no hagas clic en la casilla "Fecha Ppto." o en el signo + de color blanco que encontrarás al lado del título de la OT.
Se creará la primera versión de tu presupuesto. Más adelante veremos cómo crear versiones adicionales.
Automáticamente se introducirá la fecha actual y el número de presupuesto compuesto por:
Número del Proyecto
Número de la OT
Número de la Versión del presupuesto
A la derecha de la fecha del presupuesto, en el campo "Previsión", indica la fecha prevista para cobrar ese trabajo, aunque sea aproximada. Podrás cambiarla más adelante.
Esto permitirá que el importe del presupuesto se añada a la "Previsión de Ingresos" de la empresa para ese mes. Para ello, es necesario que al acabar tu presupuesto lo bloquees haciendo clic en el icono del candado que hay junto a la fecha de previsión.
Esto evitará además cambios involuntarios en el presupuesto, y si necesitas editar algo, haz clic en el candado de nuevo y usa la contraseña de desbloqueo configurada por el propietario.
A la izquierda de la fecha del presupuesto, verás un icono de más (+), desde el que se abrirá un panel desplegable donde podrás ver y crear nuevas versiones de este presupuesto (el mismo icono que utilizamos para crear el primer presupuesto). Así podrás compararlas y conservaras todas. Verás varios botones en cada presupuesto:
Icono corazón: si lo pulsas se muestra ese presupuesto en pantalla. Será considerado como definitivo a la hora de hacer la factura. Si solo hay una versión, por defecto se marcará como favorita.
Icono más (+) en verde: crea una versión nueva a partir del favorito y automáticamente lo verás en pantalla, con la numeración que corresponda.
Icono cuadrado doble: duplica la versión del presupuesto.
Icono aspa: elimina esa versión del presupuesto.
Además, puedes añadir notas a cada versión para indicar información relevante sobre ese presupuesto.
A la derecha del candado encontrarás otros botones útiles:
Icono like: a rellenar para llevar un control de aceptación de la oferta. Necesario si tu empresa cumple la ISO 9001.
Icono carrito: si el cliente de este trabajo te mandó una Orden de Compra puedes guardarla aquí para tu consulta.
Icono block de notas: campo para añadir una nota con información relevante para quien vaya a emitir la factura de esa OT.
Icono columnas: es el contador de eventos, úsalo para llevar la cuenta de cualquier detalle importante del trabajo.
Icono impresora: te permitirá guardar una copia del presupuesto en pdf o imprimirla, así como modificar los datos (título, contacto, etc.).
En la zona verde a la izquierda verás el Cliente, Producto y Contacto de la OT. Para poder editar estos datos o los del Proyecto, haz clic en el icono de maletín blanco debajo del contacto, al lado del año. Se abrirá un desplegable donde podrás hacer los cambios.
A la derecha de este botón junto al icono del reloj podrás ver el tiempo total invertido en este trabajo (a partir de Dúo). Y a la derecha, el estatus en que se encuentra el trabajo (y que puedes modificar desde aquí).
En la esquina derecha de esta zona verde, podrás ver los totales de tu presupuesto: tiempo, costes y margen total del trabajo. Arriba te mostrará los previstos (objetivo) y abajo los reales.
El total de horas invertido solo será visible si registras Partes de Trabajo (a partir de Dúo).
De igual modo, solo si has hecho previsiones de tiempo o compras, podrás ver los totales estimados y comparar por ejemplo el margen real del proyecto con el previsto.
Junto a los totales encontrarás un botón de imprimir que te permitirá guardar una copia del presupuesto en pdf o imprimirla.
Líneas de Presupuesto
Si ya habías creado una OT para ese trabajo, todas sus líneas así como la clasificación de cada servicio se copiarán aquí en el mismo orden (en la parte blanca de la pantalla).
Debajo de cada línea, podrás ver la descripción que indicaste en la OT. Si quieres usar lo mismo en el presupuesto, puedes copiar el texto arrastrándolo encima de la línea o, si lo prefieres, escribir uno nuevo. Esa será la información que verá el cliente en su presupuesto.
Para cambiar el orden de los conceptos utiliza las cajas de color gris que hay al principio de cada línea. En la caja blanca, seguirás viendo el orden original de la OT.
Si creaste primero el presupuesto sin pasar por la OT, puedes copiar ahora los conceptos en la OT haciendo clic en el icono de descarga debajo de cada línea.
En las celdas de las siguientes columnas indicarás el precio unitario y nº de unidades y automáticamente aparecerá el precio total. Si el servicio seleccionado tiene una tarifa podrás verla debajo del coste unitario.
Las celdas de “coste por unidad”, “nº de horas” y “compras” realizan cálculos si empiezas con el signo =.
En las siguientes columnas podrás ver y trabajar con los siguientes datos:
Nº de horas: en la parte superior horas previstas y en la inferior las reales registradas en los partes de trabajo.
Coste de las horas: arriba coste de las horas previstas y abajo coste de las reales.
Coste de las compras: arriba coste previsto y abajo coste real indicado en la OC. Puedes ir a la OC haciendo clic en este coste o en el carrito.
Margen: arriba verás el margen en base a la previsión indicado y abajo el margen real.
El nº de horas de trabajo, coste, compras y margen REALES solo disponibles a partir de Dúo.
La columna “Margen” tiene los siguientes botones:
Icono cuadrado doble: duplica la línea de servicio.
Icono porcentaje (%): abrirá una pequeña herramienta de cálculo de porcentajes sobre el precio de venta o de compra. Haciendo clic en la flecha, copiarás el importe del campo “total” al campo “coste por unidad”.
Icono info: abre un pequeño desplegable donde podrás hacer una anotación sobre ese precio.
Enviar Presupuesto al cliente
Por último, para configurar el aspecto de tu presupuesto y enviarlo al cliente asegúrate de que la versión definitiva está como favorita con el icono corazón y haz clic en el icono impresora del menú horizontal superior y accederás a la vista de impresión.
Recuerda que una vez enviado y/o aceptado, es conveniente bloquear (en el icono candado) el presupuesto para evitar cambios involuntarios y actualizar su estatus a medida que el trabajo avance.
Si al finalizar el trabajo no hay cambios en el presupuesto, bastará con que indiques que su estatus es: "A facturar".
El usuario con perfil administrativo recibirá el aviso de que ya puede enviar la factura y tomará como versión definitiva el presupuesto marcado como favorito (con el icono corazón).
Recuerda que si quieres utilizar un modelo de factura distinto al configurado por defecto, deberás indicarlo en las Notas para facturación (botón notas junto al candado).
Si hay cambios en el presupuesto, crea una nueva versión y recuerda marcarla como favorita.
La versión impresa del presupuesto sirve para enviar los conceptos y servicios presupuestados al cliente de una manera organizada y elegante.
OrquestaApp tiene diferentes maneras de presentar visualmente un presupuesto, y por defecto, saldrá la que hayas seleccionado en configuración.
Todos los tipos de presupuesto comparten una cabecera donde aparecerá el logotipo de tu empresa y diferentes datos.
Cómo calcular tu coste y el precio para el cliente
Para hacer las previsiones de costes y de margen:
En el campo “nº horas” de cada línea de trabajo propio, introduce el tiempo de trabajo que preves que requerirá cada concepto del presupuesto.
El campo “coste horas” se rellenará automáticamente con resultado de la fórmula:
Horas previstas X (Coste estructura + coste hora del salario medio de la empresa).
En el campo “Compras” de cada linea de trabajo de proveedores, introduce la estimación de gastos que vayas a tener con proveedores.
El importe “Margen” de arriba, en verde claro, se calcula así:
Importe - Coste horas previstas - Compras.
El de abajo, en verde oscuro, se calcula con los Partes de Trabajo que vayáis creando en cada línea de la OT, según la fórmula:
Importe - Coste horas en partes de trabajo - Coste de la orden de compra
Este último está disponible a partir de Dúo y permite comparar estimaciones y costes reales a medida que avanza el trabajo
NOTAS:
1- Las celdas “Coste Ud.”, “Nº horas” y “Compras” realizan cálculos si empiezas con el signo =
2- Haciendo clic en el círculo con el signo % tienes una pequeña herramienta de cálculo de porcentajes. Haciendo clic en la flecha, copiarás el importe del campo “Total” al campo “Coste Ud.”
Añade delante un signo = y para dividir por el número de ejemplares para obtener el coste unitario real:
=1.250,95/1000